Armadi archiviazione

Un archivio aziendale è uno strumento essenziale per la vita di ogni impresa, sia essa piccola o grande, giovane o storica. L’archivio è il luogo in cui conservare sia i documenti prodotti quotidianamente, utili allo svolgimento delle attività, sia le pratiche e gli elementi del passato, per mantenere la “memoria” dell’attività.

Come per ogni strumento di lavoro, a maggior persone se condiviso tra più persone, è importante che l’archivio sia gestito in modo ordinato e sicuro. A questa necessità rispondono gli armadi per ufficio, pensati espressamente per rispondere alle esigenze di conservazione aziendale.

Sebbene oggi la conservazione digitale sia già una realtà e molti documenti, come le fatture, siano gestiti in forma elettronica, il tempo di un’azienda “senza carta” è ancora lontano e archivi, cartellette e faldoni sono elementi sempre presenti negli uffici e nei reparti amministrativi delle organizzazioni di tutte le tipologie. Anzi, in questo periodo assistiamo spesso a una convivenza tra documenti fisici e digitali, utilizzati o ricevuti allo stesso tempo, ed è quindi ancora più importante assicurare una corretta organizzazione. Nella gestione documentale, una delle operazioni spesso trascurate è proprio l’archiviazione dei documenti aziendali, cartacea o digitale.

La conservazione a norma di legge

Gli armadi metallici da ufficio però non sono tutti uguali e, quando si sceglie il luogo per conservare documenti, bisogna assicurarsi di utilizzarne uno che risponda alla la normativa in fatto di archiviazione documenti.

Secondo la normativa relativa alle obbligazioni, chi è obbligato a inscrivere la propria impresa/azienda al Registro delle imprese è anche tenuto a conservare tutta la documentazione importante relativa al funzionamento della stessa. I documenti devono essere conservati per 10 anni a partire dall’ultima registrazione e devono essere archiviati in modo da poter essere consultati e prodotti in tempi ragionevoli e conformi alle necessità.

Anche per la compliance al Regolamento UE Gdpr è importante prestare attenzione alla conservazione dei documenti cartacei, in particolare quelli che contengono dati relativi a dipendenti e collaboratori che devono essere gestiti con riservatezza, sotto la responsabilità di una persona incaricata della gestione dei dati.

Gli armadi da ufficio destinati a contenere dati sensibili, come ad esempio contratti e fatture, devono quindi essere dotati di serratura e tenuti chiusi a chiave, in modo che possano essere accessibili solo alle persone autorizzate. Del resto, le informazioni contenute dei documenti rappresentano il know-how, il valore aggiunto, il plus di ogni impresa, l’elemento che può garantire un maggiore livello di competitività sul mercato oltre che servire per risolvere problematiche e a volte anche questioni legali.

Armadi a giorno e al servizio dei lavoratori

All’armadio metallico ufficio classico chiuso con serratura possono comunque essere affiancate altre tipologie di complementi di arredo, in modo da agevolare il lavoro di chi opera quotidianamente e ha la necessità di avere alcuni oggetti sempre a portata di mano. Esistono soluzioni “ibride” che presentano, ad esempio, una parte chiusa da un’anta e alcune scaffalature a vista, oppure ci sono armadi ufficio cosiddetti a giorno cioè sprovvisti di ante, composti da porzioni completamente aperte, adatti per scopi che possono essere i più disparati, spesso utilizzati per arredare corridoi o sale riunioni.

La gestione degli spazi

Quando si sceglie un armadio ufficio è importante tener presente gli spazi che si hanno a disposizione. Ad esempio, in caso di metrature poco ampie è possibile optare per un mobile ufficio ante scorrevoli, in modo non avere la necessità di uno spazio supplementare per assicurarne l’apertura. Questa non è l’unica soluzione “salvaspazio”: ci sono soluzioni modulabili a seconda delle necessità, è possibile prevedere delle opzioni monoblocco sviluppabili in verticale, piuttosto che optare per i modelli più bassi e orizzontali.

Alle classiche ante battenti si affiancano anche le possibilità con ante a serranda… Insomma, ogni ufficio troverà l’arredo più adatto e funzionale, in linea con le esigenze della propria realtà.